Liberales Jugendwerk Aachen e. V.
(Stand: Februar 2026)
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Liberales Jugendwerk Aachen e. V.
Sitz des Vereins: Aachen, Deutschland
Vertreten durch den Vorstand:
Jerome Fux
Hauptstr. 55
52152 Simmerath
E-Mail: info@ljw-aachen.de
Ein Datenschutzbeauftragter ist aufgrund der Art und des Umfangs der Datenverarbeitung nicht bestellt und gesetzlich nicht erforderlich.
2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung
Wir nehmen den Schutz personenbezogener Daten, insbesondere von Kindern und Jugendlichen, sehr ernst.
Personenbezogene Daten werden von uns nur verarbeitet, soweit dies zur Erfüllung unserer satzungsgemäßen Aufgaben, insbesondere der Durchführung von Jugendfreizeiten, erforderlich ist oder eine entsprechende Einwilligung vorliegt.
Die Verarbeitung erfolgt gemäß den Vorgaben der DSGVO sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).
3. Datenverarbeitung auf unserer Webseite
Unsere Webseite dient ausschließlich der Information über unseren Verein und unsere Angebote.
- Es findet keine aktive Nutzerverfolgung (Tracking) statt.
- Es werden keine Cookies zu Analyse- oder Marketingzwecken eingesetzt.
- Es gibt kein Online-Anmeldeformular.
Externe Verlinkungen
Unsere Webseite enthält Verlinkungen zu externen Plattformen (z. B. Instagram, Facebook, YouTube).
Beim Anklicken dieser Links verlassen Sie unsere Webseite. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch diese Plattformen sind ausschließlich deren Betreiber verantwortlich.
4. Anmeldung zu Jugendfreizeiten
Die Anmeldung zu unseren Jugendfreizeiten erfolgt ausschließlich schriftlich über ein ausdruckbares Anmeldeformular.
4.1 Verarbeitete Daten
Im Rahmen der Anmeldung verarbeiten wir insbesondere folgende personenbezogene Daten von Kindern und Sorgeberechtigten:
- Name, Adresse
- Alter
- Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten
- Notfallkontakte
- Gesundheitsdaten (z. B. Erkrankungen, Allergien, Unverträglichkeiten)
- Angaben zur Schwimmfähigkeit
- Angaben zu Medikamenten (Art, Dosierung, Erlaubnis zur Gabe)
Diese Daten gehören teilweise zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO.
4.2 Zweck der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu folgenden Zwecken:
- Organisation und Durchführung der Jugendfreizeit
- Sicherstellung der gesundheitlichen Versorgung
- Betreuung der Teilnehmenden
- Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten
- Abrechnung und Beantragung öffentlicher Fördermittel
- Versicherungsschutz der Teilnehmenden
4.3 Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung)
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
- Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Einwilligung zur Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten)
Die Einwilligung wird durch Unterschrift der Sorgeberechtigten sowie des Kindes im Anmeldeformular erteilt.
5. Speicherung und Zugriff auf die Daten
Die erhobenen Daten werden in einer passwortgeschützten Excel-Datei gespeichert, die in einer Microsoft OneDrive-Umgebung (Microsoft 365) abgelegt ist.
- Zugriff haben ausschließlich vier autorisierte Personen mit organisatorischer Verantwortung.
- Betreuerinnen und Betreuer erhalten nur die Daten, die sie zur Erfüllung ihrer konkreten Aufgabe benötigen (Zweckbindung).
Beispiele:
- Medikamententeam: Medikations- und Gesundheitsdaten
- Küchenteam: Angaben zu Allergien und Unverträglichkeiten
- Hütten- und Gruppenbetreuer: Namen, Alter, Besonderheiten
- Ausflugsbetreuer: Teilnehmerlisten der jeweiligen Gruppe
Die Daten werden nicht zu anderen Zwecken verwendet.
6. Weitergabe von Daten an Dritte
Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, wenn dies erforderlich ist:
- an Ärzte oder Krankenhäuser im Notfall (z. B. Gesundheitsdaten, Krankenkassenkarte)
- an Versicherungen (Name, Alter)
- an öffentliche Stellen (z. B. Städte, Kommunen) im Rahmen von Förderanträgen (Name, Alter, Adresse)
- an Unterkünfte ausschließlich in anonymisierter Form (Personenanzahl)
Eine darüber hinausgehende Weitergabe findet nicht statt.
7. Speicherdauer und Löschung
Die personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist.
- Gesundheitsdaten werden nach Abschluss der Jugendfreizeit gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
- Übrige Anmeldedaten werden spätestens nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht oder anonymisiert.
Eine Inaktivsetzung der Daten erfolgt organisatorisch, ersetzt jedoch nicht die spätere Löschung.
(Hinweis: Ein formales Löschkonzept wird schrittweise eingeführt.)
8. Rechte der betroffenen Personen
Betroffene Personen bzw. deren Sorgeberechtigte haben jederzeit das Recht auf:
- Auskunft über die gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
- Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde
9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an rechtliche Anforderungen oder Änderungen unserer Angebote anzupassen.